電子契約とは、紙の契約書に代わり、インターネット上で作成・締結する契約のことです。電子署名を付与することで、法的な効力を持ちます。電子契約書などの電子取引は国税庁が推進している施策の一つで、収入印紙の添付が不要になります。

電子契約書のメリット

1. 収入印紙が不要

契約金額に関係なく、収入印紙が不要になります。

2. 契約締結までの時間短縮

対面や郵送でやり取りするのではなく、ネット上で済むので、契約締結までの時間が大幅に短縮できます。

3. デジタル技術で法的信頼性を獲得

紙の契約書の印鑑に代わって、第三者機関が発行する電子署名とタイムスタンプを電子契約書に付与することにより、法的な信頼性を獲得します。

4. 契約書の保管が楽

電子契約書は電子データとして保存するので、場所を取らず、保管が楽です。

電子契約書のデメリット

契約相手が同意しなければ、電子契約が結べないという点がデメリットです。

なぜ、同意してくれないのでしょうか。その理由は、

1. 第三者機関と契約しなければならないので、お金がかかりそう。
2. 電子署名は免許証やマイナンバーカードなどによる本人確認が必要で、個人情報流出の恐れがありそう。
3. 契約書は紙でないので、事前に詳細を把握するのがむずかしそう。

といった心配があるのだと考えられます。
そこで、表題にある通り、「電子契約書を無料で作成する方法」を披露します。
これで、契約相手の心配事も払拭してください。

電子契約書を無料で作成する方法

1. 無料枠を利用する

確かに、電子契約書を発行するには、第三者機関(電子契約サービス業者)と契約しなければなりません。
しかし、電子契約サービス業者の中には、月3〜10件は無料という無料枠を設けているところがあります。この無料枠を利用しましょう。

2. 電子署名は名前とメールアドレスのみ

電子署名とは、電子文書が「誰によって契約されたかということ」と「改変されていないこと」を保証する技術です。
じつは、電子契約サービス業者による電子署名には、本人確認を必要としないものがあります。
その場合、「誰によって契約されたかということ」は、契約相手の氏名とメールアドレスで証明します。
そして、内容が「改変されていないこと」は、電子契約サービス業者のシステムによって付与されるタイムスタンプで証明します。
つまり、スマホの契約とは違って、本人確認はいらなかったりします。
なお、電子署名にはフリーメールは不適切なので、会社のメールアドレスを使いましょう。

3. 事前に契約の文言を詰めておく

当然のことですが、契約書の文言をパソコンやスマホの画面だけで、細かくチェックすることはできません。
ですから、契約者の双方が、予め契約書の素案を印刷して確認し、適宜修正したうえで、最終稿を電子契約書として発行しましょう。

自分で作成しないで済ます方法

以上、電子契約書を無料で作成する方法がおわかりいただけたと思います。
でも、自分でやるのはなぁ〜、という方に究極の方法を伝授します。

それは単純です。相手に契約書を発行させればいいのです。

じつは、電子契約サービス業者は、通常、契約書の発行者側と契約を結びますが、その契約相手は契約する必要はありません。ただ、氏名とメールアドレスを発行者側に伝えればいいのです。

なお、弊社と契約をする場合は、弊社が電子契約書を発行するので、自分でする必要は一切ありません。
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気を付けよう電子契約書の保存方法

電子契約サービス業者と契約している方は、契約書はクラウド上に保存されているので、問題ありません。
むしろ、注意していただきたいのは、契約相手の電子契約書の保存方法です。

電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った契約書は、紙に印刷して保存することは認められません。
原則として、電子データの状態で7年間保存することが義務付けられています。
さらに、いつでも内容が確認できる見読性の確保、検索機能の設置など、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
具体的には、ファイル名を"日付_取引先_金額.pdf"にして、所定のフォルダに保存しておきます。こうすれば、OSの検索機能が使えます。
また、内容の改竄(かいざん)防止は、ファイルに埋め込まれた電子署名とタイムスタンプで担保されます。

電子帳簿保存法関係 | 国税庁

以上のことを、契約相手と共有してください。

まとめ

電子契約とは、紙の契約書に代わり、インターネット上で作成・締結する契約のことです。電子署名を付与することによって法的な効力を持ちます。収入印紙が不要になり、契約締結の時間が短縮され、書類の保管が楽になるなどのメリットがあります。
電子契約サービスを提供する業者の無料枠を使って、電子契約書を作成してみませんか?