いま、あなたの会社ではサービスへの需要が増大し、見積責任者のあなたは大忙し。見積ミスをする部下もフォローしなければならない。忙しい割に、それほど受注に結び付ついていないようだ。単に値段を知りたいだけの客まで見積を書いているせいか? 見積業務の負担を減らして、クロージングに力を入れたいあなたは、自動見積システム導入を会社側に提案することにしたが、・・・。
自動見積システムを導入する前
目的
これが一番重要です。自動見積システムが導入できたとしても、そもそもの目的があやふやでは、導入が成功だったのか失敗だったなのかさえわかりません。
なのであなたは、優先度の高い順に目的を設定しました。
サービスへの需要増加に対応する。(単なる見積額の問い合わせも含めて)
現状の見積方法を踏襲したうえで、見積ミスをなくす。
受注スピードのアップさせる。
自動見積システムのタイプ選定
自動見積システムには、いろいろなタイプがあります。専用アプリをインストールして、見積担当者が利用するものから、自社公式サイトに専用の見積ページを追加して、ユーザーに見積してもらうものまで。
「サービスへの需要増加に対応」と「受注スピードのアップ」という目的達成のために、あなたは
自社公式サイトに専用の見積ページを追加して、ユーザーに見積してもらうタイプ
にしました。
業者(候補)の選定
自動見積システムを売っている会社なら、みんな候補になるんじゃない? プログラムが書ける人がいるんだろうから、わが社専用の自動見積システムも書けるだろうと考えがちです。でも、じつはそうではありません。
専用アプリを売る会社ならば、"専用アプリを売り込む"ことに特化してしまうので、別パターンとなると、なかなか対応できません。たとえ、プログラムは書けても、技術的に蓄積がないので、いいシステムにならないし、高くつきます。やはり、
自動見積システム構築を前面に打ち出している会社
が確実です。
料金
業者に見積させないと、料金は出てきません。しかし、経理担当者を説得するためには、だいたいの予算を把握しておきたいところです。
システムの規模を確認する
業者候補が決まって、問い合わせをしたとしても、すぐに見積ができるわけではありません。まず、現行の見積方法がどうなっているのか調査しなければなりません。
とくに、現行の見積方法を踏襲するのがポイントですので、このステップはおろそかにできません。
弊社の場合は、必ずヒアリングをします。
そして、見積の順序に従って、選択肢や入力項目をすべて描き出していきます。弊社では、これを 樹形図 と呼びます。
併せて、見積金額に関係するすべての価格表を提出してもらい、整理し、樹形図に反映させます。
そうやって完成した
樹形図から、システムの構造と規模がわかります。
その時点で、自動見積システム構築料金を算出します。
あなたが樹形図を手書きしてもいいのですが、結構たいへんなので、業者候補と打ち合わせをして、描かせるのがいいでしょう。
樹形図から、現行のシステムの改善点が見つかることがあります。
なお、業者によっては、樹形図を描かず、見積する場合もあります。
構築料金を見積させる
自動見積システム構築料金は安ければ、安いほどいいわけではありません。
なぜなら、構築料金を減らすには作業量を減らすしかないからです。材料費を削るなどの代替方法がないですから。
当然、品質に影響します。
さらに、構築作業には、必ずと言っていいほど、システムの見直しが必要となり、作業量が変わります。
作業量が増えることも往々にしてあります。なぜなら、手作業で見積するときは、当たり前すぎて、作業工程として意識しない項目が結構あるからです。しかしプログラムで動かすときは、すべての項目をきちんと処理作業しなければ、金額が算出できません。
よって、構築料金は
作業量が多少変更しても料金が変更しない
ほうが好ましいといえます。
弊社の場合は、構築料金は、見積項目の選択肢と入力項目の合計に比例させています。ただし、合計数100コ単位で、料金が変わります。
ですから、予めだいたいの予算を決めておくことができます。
メンテナンス
システムが導入できたからといって、そのまま順調に事が運ぶとは限りません。
とくに、導入直後は慣れていないので、自社対応しようとすると、ちょっとしたトラブルも負担になりかねません。
導入後数か月間は、トラブルの原因に関係なく、業者がすぐに対応してくれる無料メンテナンス契約
が望ましいです。
まとめ
自動見積システムを導入する前にすべきことは
- 目的を明確にする。
- 自動見積システムのタイプを選定する。
です。ここを押さえておけば、適切な業者を選定して、現行の見積方法を調査して、必要な自動見積システムを構築することができます。
コメント (0 件)
コメントはまだありませんが、ご遠慮なく。